Описание
Компания «ТК Сибирь» обратился с довольно типичной для транспортных компаний ситуацией: бизнес вырос до уровня, где ручные и разрозненные учётные системы перестали справляться с управлением автопарком и перевозками. При этом ключевой учёт вёлся в Microsoft Excel, что приводило к:
- дублированию данных и ошибкам,
- отсутствию контроля финансовых показателей,
- замедлению документооборота,
- снижению прозрачности расходов по рейсам.
Бизнесу требовалась система, способная обеспечить управляемость и оперативный контроль.
Перед «Первым Битом» была поставлена цель — создать единую цифровую среду, где заявки, транспорт, топливо, ремонты и финансы связаны в единую управляемую систему, обеспечивающую контроль, аналитику и масштабируемость бизнеса.
Компанией «Первый Бит» было предложено внедрение 1С:Управление автотранспортом (1С:УАТ).
Логистика и диспетчеризация
До внедрения «1С:Управление автотранспортом» все заявки фиксировались в Excel, без статусов, без контроля дебиторки, без CRM. Маршруты и статусы грузов отслеживались вручную, коммуникации — через мессенджеры. Среднее время обработки заявки — 1 рабочий день. После внедрения системы созданы:
- Единый реестр заказов на ТС с контролем статусов и дебиторки.
- Автоматическое формирование маршрутов и заказов, интеграция с картографией (OpenStreetMap, Яндекс.Карты).
- Возможность работать с собственным и привлечённым транспортом.
Диспетчеры были обучены работе с АРМ и статусами заказов.
Учёт транспорта и рейсов
До автоматизации учет велся документально — договор, акт, счет-фактура, ТТН. Путевые листы заполнялись вручную, закрывались по возвращении. Не было связки с системой мониторинга, данные о пробеге и топливе фиксировались вручную.
После автоматизации путевые и маршрутные листы формируются в системе, пакетно, с автоматическим расчетом пробега и расходов. Интеграция с системами мониторинга (Wialon, Автонавигация) позволяет получать пробег, топливо, координаты. Водителям создаются путевые листы с контролем документов и медосмотров.
Техническое обслуживание и ремонты
До автоматизации заказ-наряды не формировались, планирование ТО делалось инженером «на глаз». Учет запчастей велся в бухгалтерии, без взаимосвязи с эксплуатацией.
Теперь в 1С:УАТ ведется учет агрегатов, шин и аккумуляторов. Планирование ремонтов и ТО формализовано, есть отчеты и аналитика затрат. Механики работают с документами «Поступление материалов», «Ремонтный лист», «Списание агрегатов».
Учет ГСМ и технических жидкостей
До автоматизации учет ГСМ не велся, топливные карты не привязаны к транспорту, перерасход не контролировался, отсутствовала аналитика и нормативы.
Сейчас нормативы утверждаются и хранятся в системе 1С:УАТ, перерасход контролируется. Автоматическая загрузка отчетов по топливным картам. Стандартные отчеты по заправкам, сливам и остаткам.
Взаиморасчеты, доходы и расходы
Ранее расчеты и контроль финансовых результатов по перевозкам велись фрагментарно, вручную. С внедрением 1С:УАТ автоматически происходит сопоставление плановых и фактических доходов и затрат по заказам и автомобилям. Сотрудники и руководители контролируют финансовые результаты по каждому заказу и по автопарку в целом.
Заработная плата водителей
До автоматизации зарплата включала только оклад, без учета сдельной работы и аналитики по рейсам. После автоматизации настроен учет выработки, тарифов, формирование табеля рабочего времени. Появилась возможность перехода к сдельной оплате с мотивацией по экономии топлива и пробегу.
Бухгалтерия и обмен данными
Настроен регламентированный обмен с 1С: Бухгалтерией 3.0 (авансовые отчёты, реализация, ПТиУ, списание ГСМ). Единый контур данных по заказам, расходам, ГСМ, запчастям. Поддержка ЭДО — СБИС.
Таким образом после внедрения «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» процессы ТК «Сибирь» стали сквозными, управляемыми, с аналитикой, отчётностью и контролем ключевых показателей (рентабельности, затрат, ГСМ, дебиторки, ТО).
Ключевые изменения в результате внедрения:
- Появился единый центр учета (реестр заказов, маршруты, ТС, расходы).
- Процессы стандартизированы и формализованы — от заявки до акта и закрытия месяца.
- Внедрен контроль дебиторки, топлива, ремонтов и загрузки ТС.
- Информационная связность с бухгалтерией исключила дублирование ввода данных.
